Dienstag, 8. Februar 2011

Das Zeitmanagement im Griff mit der Eisenhower-Methode

Schon wieder liegt der Schreibtisch voller Arbeit. Mehr als man an einem Tag schaffen kann. Aber wie priorisieren: Zuerst das, was mir Spaß macht. Dann das, was sich auf meinen Gemütszustand neutral auswirkt. Und der Rest, naja ... irgendwann.

Sicher kann man so priorisieren und kommt - zumindest über einen begrenzten Zeitraum - vielleicht ganz gut über die Runden. Das Problem: Mit den unerledigten nicht so beliebten Aufgaben bleiben bestimmt auch ein paar wichtige Sachen liegen. In einer ähnlichen Situation muss sich wohl auch irgendwann einmal der frühere US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower befunden haben. Er entwickelte ein Prinzip, mit dem sich Aufgaben schnell und unkompliziert priorisieren lassen.


Das Ergebnis ist eine Matrix, in der Aufgaben hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden. Dabei unterscheidet man zwischen wichtig und weniger wichtig sowie dringend oder weniger dringend. Eisenhower war dank seiner Stellung in der Lage, Aufgaben entweder als wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend einzuordnen. In der Arbeitswelt der meisten ist diese Trennung nicht so deutlich vorzunehmen. Deshalb habe ich mich für die relative Variante (wichtig vs. weniger wichtig, dringend vs. weniger dringend) entschieden.


Im Ergebnis der Bewertung erhalten Aufgaben vier verschiedene Prioritäten, die über die weitere Vorgehensweise entscheiden.

Eine Aufgabe der Priorität A ist wichtig und dringend. Mit dieser Einordnung steht sie auf der Prioritätenliste ganz oben und muss so schnell wie möglich bearbeitet werden. Egal, ob sie Ihnen Spaß macht oder nicht: Los geht's!


Eine Aufgabe der Priorität B ist zwar wichtig, jedoch nicht dringend. Sie kann dann bearbeitet werden, wenn alle A-Aufgaben erledigt sind. Aber Achtung: Eine B-Aufgabe sollten Sie per Wiedervorlage im Auge behalten. Sonst kann es passieren, dass sie "aus dem Nichts" zur A-Aufgabe wird. Wichtig und superdringend wirft sie einem dann den kompletten Tagesplan über den Haufen.


C-Aufgaben sind zwar dringend, aber nicht so wichtig. Im Idealfall haben Sie jemanden, an den Sie diese Aufgabe delegieren können. Wenn nicht, hilft nur eins: Möglichst wenig Zeit bei der Erledigung verwenden.

Eine D-Aufgabe ist weniger oder gar unwichtig und nicht dringend. Im günstigsten Fall brauchen Sie sie gar nicht in Angriff zu nehmen (wenn sie völlig unwichtig ist). Ansonsten erledigen Sie sie, wenn Sie Zeit dazu haben oder die Aufgabe an Wichtigkeit und Dringlichkeit zunimmt.

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